El proyecto de extensión “Organização e representação arquivística dos documentos históricos da cidade de Londrina” (Organización y representación archivística de los documentos históricos de la ciudad de Londrina), que comenzó en marzo de 2020, tiene como objetivo “proporcionar una mejor visión sistémica del flujo de información en la Alcaldía de Londrina y mejorar el funcionamiento de sus unidades”.

Esta perspectiva parte del coordinador del proyecto, el profesor Eliandro dos Santos Costa, del curso de Ciencias de la Información (Centro de Comunicación y Artes – CECA), que ve la información en sus múltiples dimensiones y finalidades: histórica, mnemotécnica, jurídica, académica, administrativa, entre otras.

Profesor de la UEL desde 2012, Eliandro ya ha desarrollado proyectos anteriores con objetivos similares, siempre buscando establecer conexiones entre la universidad (institución pública) y el mercado (sector privado). Al final de cada proyecto, incluyendo el actual que debe finalizarse en junio de 2024, el profesor no solo presenta   un informe, sino también una serie de recomendaciones y propuestas relacionadas con el almacenamiento y disponibilidad de la información de sus respectivos archivos a la institución o empresa con la que colaboró.

Actualmente, el objetivo es contribuir a la organización, representación y gestión de los documentos de los Archivos Públicos de Londrina. Esto implica tomar medidas para un  mejor almacenamiento de los documentos de las unidades administrativas y culturales, y concienciar  sobre el derecho de los ciudadanos a acceder a la información pública. Además de un lugar adecuado para el almacenamiento o un software apropiado, el proyecto también considera las condiciones de trabajo de sus colaboradores.

No cabe duda de que los avances en la tecnología de la información son muy bien recibidos y aprovechados.  Eliandro menciona el ICA-AtoM, un software libre creado por iniciativa del Consejo Internacional de Archivos que tiene como objetivo proporcionar una herramienta gratuita y fácil de usar por las entidades custodias en todo el mundo, para dar a conocer y poner a disposición sus colecciones en Internet. El Servicio de Archivos de la UEL (SAUEL), el Museo Histórico Padre Carlos Weiss, el Centro de Investigación y Documentación Histórica de la UEL (NDPH) y la Alcaldía de Londrina ya lo utilizan, según el profesor.

El Archivo Público de Londrina se encuentra actualmente en un edificio ubicado en  la Avenida Castelo Branco, uno de los principales accesos entre el centro de la ciudad y la UEL. Sin embargo, hay documentos almacenados en numerosos sectores de la Alcaldía y en diferentes lugares, lo que supone un desafío para los archiveros,  pero también representa un gran potencial, al tener en cuenta  la cantidad de información que se puede poner a disposición de la sociedad. Londrina aún no ha alcanzado los  90 años ni los 600.000 habitantes, pero la cantidad de información es enorme. En la UEL hay más de un proyecto involucrado en ello, como uno que se ocupa exclusivamente de los archivos de la Secretaría de Educación.

Herramientas eficientes

El profesor Eliandro explica que la Archivología no tiene fórmulas mágicas. Sin embargo, dispone de herramientas eficaces para ofrecer soluciones. La digitalización de documentos, por ejemplo, es una práctica reconocida para preservar, organizar y acceder a la información. Sin embargo, la Archivología va mucho más allá, afirma el profesor. La gran cantidad de información implica una estructura física, edificios, software avanzado, personal cualificado e incluso el uso de la información, entre otros aspectos. Todo en cumplimiento con las normativas y la legislación, que abarcan desde el plazo de almacenamiento hasta la utilización de los archivos: lectura, investigación, etc.

Otro aspecto importante destacado por el profesor son los esfuerzos multidisciplinares en favor de la conservación y el acceso a la información. Como ejemplo, él menciona la Comisión Central de Valoración de Documentos de la UEL, vinculada y presidida por SAUEL. Esta comisión está compuesta por  diversos responsables de los archivos de la institución, así como por miembros de las unidades de protocolo y del soporte tecnológico. Además, participan los profesores del curso de Historia y del curso de Archivología, acompañados  por un abogado de la Dirección Jurídica de la Universidad y un profesional de O&M (Organización y Métodos) designado por la Vicerrectoría de Planificación (Pró-Reitoria de Planejamento – PROPLAN).  

Todavía hay otra necesidad: la de contratación efectiva (a través de oposición pública) de profesionales de la Archivología para desarrollar y supervisar estas tareas Esta fue una de las recomendaciones destacadas en los informes del proyecto. Asimismo, se requiere un sistema electrónico de información integrado y acciones de limpieza y prevención de accidentes tanto para  los archivos como para el personal, tales como el uso de equipos de protección individual.

Estas recomendaciones surgieron obviamente de la observación de las dificultades y demandas encontradas: entornos insalubres y peligrosos, falta de EPI (Equipos de Protección Individual), almacenamiento de documentos en lugares inapropiados (como escaleras) e incluso eliminación irregular. El desecho es un proceso necesariamente burocrático para preservar la información, aunque no se conserve el documento original.

Condiciones favorables

Eliandro se muestra optimista con el futuro, él  piensa incluso en ampliar el proyecto, incluyendo, por ejemplo, los archivos de la Fundação Cultural Artística de Londrina (FUNCART), una ONG que gestiona una compañía de danza profesional, una escuela de danza, una escuela de teatro, un grupo de danza amateur y un Teatro de carpa con 200 asientos.

Esto sería posible, según el profesor, mediante la integración curricular  de la extensión que está siendo implementada en la UEL, por la cual habrá una carga de trabajo exclusiva para las actividades de extensión en todos los cursos de graduación. Eliandro imparte asignaturas en todos los años del curso de Archivología.

El proyecto cuenta con la colaboración de un profesor del curso de Ciencias de la Computación y cerca de 50 estudiantes, y ya ha dado lugar a publicaciones y orientaciones de trabajos finales de curso.

La expectativa, según el coordinador, es ampliar el alcance  del proyecto, tal vez extendiéndose  a toda la Región Metropolitana de Londrina, a medida que más profesionales de Archivología se gradúen de la UEL. El profesor considera la denominada “triple hélice”, concepto que define una acción conjunta entre el  ámbito académico (universidades), las empresas y el gobierno para impulsar la innovación, el emprendimiento y el desarrollo social.

Versão em espanhol: Gabriel Amancio de Oliveira. Revisão: Jacicarla Souza da Silva. Programa Paraná Fala Espanhol (PFE).

Matéria originalmente publicada em português, na edição nº1419 do Jornal Notícia: Muita informação, por favor!.