Para orientar a comunidade universitária sobre a utilização segura da plataforma Google Meet, a Assessoria de Tecnologia de Informação (ATI) elaborou material informativo de boas práticas para eventos e reuniões online. A principal preocupação é com a entrada de participantes indesejados na sala virtual, devido à divulgação ampla e antecipada do link público.

O responsável pela criação do infográfico em conjunto com a ATI, foi o professor do Departamento de Ciências da Computação e assessor da reitoria, Sylvio Barbon Junior. Ele conta que a motivação para criar o material foi um pedido dos responsáveis pela Pró-reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação (PROPPG). “Eles me perguntaram sobre como melhorar a segurança durante os eventos, uma vez que o link sendo público qualquer pessoa poderia acessar o ambiente virtual”, conta.

Segundo o Sylvio, o Meet é uma ferramenta segura em que não existe a possibilidade de invasão, pois somente têm acesso à sala pessoas convidadas ou autorizadas pelo organizador. “A invasão geralmente é confundida com comportamento inadequado de participantes autorizados”, afirma.

Boas práticas – O material orienta o organizador do evento, ou seja, a pessoa que criou o link, sobre quatro pontos principais para ter um ambiente virtual mais seguro. O primeiro deles é sobre o compartilhamento do link da reunião. Para eventos e reuniões, a ATI indica o envio apenas para grupos específicos de pessoas, por meio do Google Agenda. Com isso, o evento é acrescentado automaticamente na agenda do usuário, com dia e hora marcados, juntamente com o link de acesso.

Outra recomendação é autorizar apenas usuários conhecidos na sala virtual é o segundo ponto destacado. Os membros da comunidade universitária que utilizam o e-mail institucional (@uel.br) podem acessar a sala diretamente. Já os e-mails externos precisam requisitar acesso. Caso o organizador do evento não reconheça o e-mail, pode negar a entrada do usuário.

A terceira orientação é restringir recursos da sala. Somente o organizador possui recursos para controlar as atividades e, em uma reunião, por exemplo, ele pode desativar o áudio de todos os participantes, impedir o uso do chat e ainda limitar o compartilhamento de tela. Da mesma forma, ele também pode liberar as funções para os participantes.

O último ponto presente do material é remover o usuário indesejado da sala e denunciar o abuso ao Google. Uma vez que um participante seja excluído da reunião, ele não poderá mais ingressar na própria até que, se for o caso, seja convidado pelo organizador.

Cuidados – Sylvio Barbon Junior alerta que quanto maior o número de pessoas, mais atenção será exigida do organizador para manter o controle do evento. Por este motivo, quando há um grande número de participantes, é recomendado o uso de transmissão, pelo Youtube ou outras plataformas, ficando a sala do Google Meet restrita aos apresentadores que utilizarão microfone e câmera. Os demais poderão se manifestar por ferramentas definidas pela organização, como chat, entre outras.

Confira o Guia Google Meet – Tenha uma reunião Segura.