O projeto de extensão “Organização e representação arquivística dos documentos históricos da cidade de Londrina”, iniciado em março de 2020, tem entre seus objetivos “possibilitar uma melhor visão sistêmica sobre o fluxo da informação da Prefeitura de Londrina e potencializar melhorias para o funcionamento de suas unidades”.

Esta visão sistêmica tem origem no coordenador do projeto, professor Eliandro dos Santos Costa, do Departamento de Ciência da Informação (Ceca), que enxerga a informação em suas múltiplas dimensões e finalidades: histórica, mnemônica, jurídica, acadêmica, administrativa, como bem público, entre outras.

Docente da UEL desde 2012, Eliandro já desenvolveu projetos anteriores na mesma linha, e sempre com a criação de vínculos entre a Universidade (instituição pública) e o mercado (iniciativa privada). Ao término de cada projeto – o atual deve ser finalizado em junho de 2024 – o professor entrega não apenas um relatório formal, mas também uma série de recomendações e propostas à instituição ou empresa com que trabalhou, referentes à guarda e disponibilização de informações de seus respectivos arquivos.

Presentemente, o objetivo é contribuir para a organização, representação e gestão de documentos do Arquivo Público de Londrina, com medidas para melhor armazenamento dos documentos de unidades administrativas e culturais e sensibilizar para a prática do direito de acesso à informação pública pelos cidadãos. Isso inclui não apenas um local ou um software adequado, mas ainda as condições de trabalho dos funcionários nos arquivos.

É evidente que os avanços na tecnologia da informação são muito bem vindos e aproveitados. Eliandro exemplifica com o ICA-AtoM, um software livre criado por iniciativa do Conselho Internacional de Arquivos para documentos arquivísticos a fim de proporcionar uma ferramenta gratuita e de fácil manejo às entidades custodiadoras em todo o mundo, pensando na divulgação e disponibilização de seus acervos na internet. O Serviço de Arquivos da UEL (Sauel), o Museu Histórico Padre Carlos Weiss, o Núcleo de Pesquisa e Documentação Histórica (NDPH) da UEL e a Prefeitura de Londrina já o utilizam, segundo o professor.

O Arquivo Público de Londrina, atualmente, localiza-se num imóvel da Avenida Castelo Branco, uma das principais ligações do Centro com a UEL. Porém, existem documentos guardados em muitos outros setores da Prefeitura e locais diferentes, o que configura um desafio para os arquivistas, mas igualmente um grande potencial, quando se pensa no volume de informações que podem ser disponibilizadas para a sociedade. Londrina ainda não chegou aos 90 anos nem aos 600 mil habitantes, mas a quantidade de informação é gigantesca, e existe mais de um projeto da UEL envolvido nisso: um outro, por exemplo, ocupa-se dos arquivos só da Secretaria de Educação.

Ferramentas eficientes

O professor Eliandro explica, então, que a Arquivologia não tem receitas prontas. Contudo, possui ferramentas eficientes para oferecer soluções. A digitalização de documentos, por exemplo, é uma prática reconhecida para preservação, organização e acesso às informações. É que a Arquivologia vai muito além, diz ele. A grande quantidade de informação envolve estrutura física, predial, softwares avançados, recursos humanos qualificados, e até o uso das informações, entre outros quesitos. Tudo em observância às normas e legislações, que tratam desde o prazo de guarda até a utilidade dos arquivos – simples leitura, pesquisa etc..

Outro aspecto importante salientado por ele é a união de esforços multidisciplinares em favor da preservação e acesso à informação. Como exemplo, ele cita a Comissão Central de Avaliação de Documentos da UEL (CCAD), ligada e presidida pelo SAUEL e que é constituída por responsáveis por arquivos intermediário e permanente, protocolo, e apoio tecnológico, mas também por docentes do Departamento de História e do curso de Arquivologia, assim como um advogado da Procuradoria Jurídica e um profissional de O&M (organização e métodos) indicado pela Pró-Reitoria de Planejamento (Proplan).

Há ainda outra necessidade: a de contratação efetiva (concurso, na esfera pública) de profissionais de Arquivologia para desenvolver e acompanhar estes trabalhos. Foi uma das recomendações enfatizadas pelos relatórios do projeto. Igualmente, um sistema eletrônico de informação integrado e ações de limpeza e prevenção de acidentes com os arquivos ou com os funcionários – como o uso de equipamento de proteção individual.

Tais recomendações, naturalmente, nasceram da observação das dificuldades e demandas encontradas: ambientes insalubres e periculosos, falta de EPI (Equipamentos de proteção Individual), guarda de documentos em locais inadequados (como escadas) e até o descarte irregular. O descarte é uma ação necessariamente burocratizada, a fim de preservar a informação, mesmo que não se preserve o documento original.

Condições favoráveis

Eliandro se mostra otimista com o futuro próximo, tanto que pensa em expandir o projeto, por exemplo, incluindo os arquivos da Fundação Cultural Artística de Londrina (Funcart), uma ONG que gerencia uma companhia profissional de dança, uma escola de dança, uma escola de teatro, um grupo de dança amador e um Teatro de Lona com 200 poltronas.

Isso seria possível, segundo ele, com a curricularização da extensão que está sendo implantada na UEL, pela qual haverá uma carga horária exclusivamente para atividades extensionistas em todos os cursos de graduação. Eliandro ministra disciplinas em todos os anos do curso de Arquivologia.

O projeto conta com a colaboração de um professor do curso de Ciência da Computação e de cerca de 50 estudantes, e já resultou em publicações e orientações de trabalhos de conclusão de curso.

A expectativa, de acordo com o coordenador, é ampliar a atuação, quem sabe alcançando toda a Região Metropolitana de Londrina, à medida que mais profissionais de Arquivologia se formem pela UEL. O professor pensa na chamada “tríplice hélice”, conceito que define uma ação conjunta entre a academia (universidades), empresariado e governo para promover inovações, empreendedorismo e desenvolvimento social.